100 måder · Dokumenter og mails

AI og automatisering: dokumenter og mails

Mails og dokumenter er der, hvor tiden forsvinder uden at nogen lægger mærke til det. AI er god til at læse, sortere og trække tal ud af tekst. Til gengæld skal den ikke læse alt. Derfor starter vi med reglerne for, hvad den må.

Vores egen indbakke kører med trafiklys: grøn kan læses, gul vises kun som oplysninger om mailen, rød åbnes aldrig. Alt, hvad der står i en mail, behandles som data og aldrig som en ordre.

Book et gratis automatiserings-tjek (30 min)Ring 53 88 92 92

9 opgaver inden for dokumenter og mails

Trafiklys på hver mail

Problemet: En AI må ikke læse alt, men man ved ikke hvad.
Sådan løser vi det: Grøn kan læses frit, gul vises kun som oplysninger om mailen, rød åbnes aldrig, og afsenderen maskeres.

Kobler typisk til: Outlook, Microsoft Graph

Det har vi lavet: Mailsortering med trafiklys

Daglig mailoversigt med forslag

Problemet: Indbakken tager første time af dagen.
Sådan løser vi det: En daglig oversigt foreslår en handling pr. mail: svar, spam, spørg eller ignorer.

Kobler typisk til: Outlook, Microsoft Graph

Det har vi lavet: Mailsortering med trafiklys

Beskyttelse mod tekst, der prøver at styre AI'en

Problemet: Mails fra fremmede kan indeholde tekst, der giver AI'en ordrer.
Sådan løser vi det: Alt, hvad der står i en mail, behandles som data. Handlinger med konsekvens kræver et menneske.

Kobler typisk til: Outlook, Microsoft Graph

Det har vi lavet: Mailsortering med trafiklys

Tal ud af fakturaer og følgesedler

Problemet: Tal fra PDF'er tastes ind i hånden.
Sådan løser vi det: AI'en læser dokumentet og trækker beløb, dato og leverandør ud. Det, den er usikker på, markeres.

Kobler typisk til: PDF, Outlook, Dinero

Det har vi lavet: Regnskabsagent til Dinero

Arkivering efter faste regler

Problemet: Dokumenter ligger overalt, og ingen kan finde dem.
Sådan løser vi det: Dokumenter lægges i mapper efter kunde, år og type, så de kan findes igen.

Kobler typisk til: SharePoint, OneDrive, Outlook

Kontrakter og bilag samlet pr. kunde

Problemet: Kundens dokumenter ligger i mail, på skrivebordet og i en mappe.
Sådan løser vi det: Alt, der hører til en kunde, samles på kundekortet med kilde og dato.

Kobler typisk til: SharePoint, CRM, Outlook

Resumé af lange mailtråde

Problemet: Nogen overtager en sag og skal læse 40 mails.
Sådan løser vi det: AI'en laver et kort resumé af tråden med de aftaler og frister, der står i den. Kilder vises, så det kan tjekkes.

Kobler typisk til: Outlook, Microsoft 365

Svar på de faste spørgsmål

Problemet: De samme spørgsmål bliver besvaret igen og igen.
Sådan løser vi det: Faste spørgsmål får et udkast ud fra tidligere svar. Et menneske trykker send.

Kobler typisk til: Outlook, SharePoint

Oversættelse af mails og dokumenter

Problemet: Udenlandske leverandører og kunder skriver på sprog, ingen læser flydende.
Sådan løser vi det: Systemet oversætter indgående mails og laver et udkast til svar på samme sprog, som en person læser igennem.

Kobler typisk til: Outlook, Microsoft 365

Spørgsmål, vi ofte får

Må en AI læse alle vores mails?

Nej, og den bør ikke. Vi sorterer med trafiklys, og reglerne bestemmer I. Mails om bank, følsomme sager og bestyrelse åbner AI'en aldrig.

Hvad hvis en mail forsøger at styre AI'en?

Det sker. Derfor behandler vi alt udefra som data. Handlinger med konsekvens, som at sende, slette eller betale, kræver altid et menneske.

Kan dokumenter arkiveres automatisk?

Ja, i fx SharePoint eller en mappestruktur efter jeres regler. Vi tjekker først, hvordan I vil kunne finde dem igen.

Ydelser, der hører til

Cases fra området

Andre områder

Lyder det som jeres opgave?

Book en halv time. Vi ser på, hvad der er værd at automatisere, og siger ærligt, hvis det ikke er.

Book et gratis automatiserings-tjek (30 min)Alle 100 måder